Czym jest opis stanowiska pracy
Opis stanowiska pracy to najmniejszy element struktury organizacyjnej i struktury zarządzania w danej organizacji.
Zazwyczaj w sposób formalny lub nieformalny mamy jakiś podział organizacyjny – funkcjonalny w organizacji. Nazywamy to obszarami, zakładami, pionami. Np. pion produkcji, pion sprzedaży, pion ekonomiczny. Każde z nich zazwyczaj dzieli się na mniejsze komórki organizacyjne w postaci wydziałów, działów, sekcji, biur, departamentów, itp. Typowy schemat organizacyjny najlepiej to nam obrazuje. Na końcu są stanowiska pracy które, należy dobrze zidentyfikować i opisać by móc w sposób prawidłowy prowadzić rekrutacje pracowników a następnie zarządzać właściwymi umiejętnościami i wynikami zatrudnionego pracownika
Opis powinien być:
- wynikiem podziału zdań w komórce organizacyjne
- spójny z celem i polityką firmy
- aktualny w odniesieniu do realizowanych zadań komórki
- aktualny w odniesieniu do planów rozwojowych organizacji
- aktualny do wymogów rynkowych i konkurencyjnego rynku pracy
- zawierać elementy rozwojowe dla pracownika
Rola opisów stanowisk pracy w procesach zarządzania personalnego HRM
- identyfikacja potrzeb w zakresie zatrudnienia
- identyfikacja wymagań kwalifikacyjnych nowego pracownika
- planowanie procesu rekrutacji i jego realizacja
- nowoczesna selekcja i wybór kandydatów
- adaptacja kandydatów do pracy
- określenie planu zawodowego i ścieżki kariery
- ocena okresowa pracowników
- procesy rozwojowe, szkolenia, coaching, mentoring
- wynagrodzenia zasadnicze i awans płacowy
- premiowania i nagradzanie
- budowanie zespołów
- procesy kreowania liderów
- zarządzanie komunikacją w zespole i w organizacji
to najczęstsze obszary, w których opis stanowiska pracy jest podstawą do ich prawidłowego realizowania. Inne działania to również:
- zarządzanie przez cele MBO
- zaawansowane projekty szkoleniowe i rozwoju menedżerów
- projekty poszukiwania i kształcenia talentów
- zarządzanie najbardziej utalentowanymi pracownikami
- strategie płacowe i wynagradzania poszczególnych grup zawodowych
- tworzenie konkurencyjnych rynkowo pakietów motywacyjnych
- polityka wizerunkowa pracodawcy, itp.
Rola opisów stanowisk pracy w pracach projektowych
Opisy stanowisk pracy stanowią podstawię niemal każdego ważnego nowego projektu personalnego. To na ich podstawie dokonujemy rekrutacji, oceny i ustalamy wynagrodzenia pracowników. Większość procesów personalnych jest oparta o opisy zatem i nowe projekty wykorzystują je bardzo często. Najczęstsze projekty HRM bazujące na informacjach zawartych w opisach stanowisk pracy to:
- zmiany w strukturach organizacyjnych
- badanie obciążania pracą i optymalizacja zatrudnienia
- wartościowanie stanowisk pracy
- mapowanie procesów
- ustalanie mbo dla pracowników
- ocena okresowa pracownika
- ocena zadań dla celów premiowania
Formularz opisu stanowiska pracy
Struktura formularza bywa bardzo różna a do tego mogą mieć różne formy zapisów w doc, xls, html, itp. Najczęstsze i najbardziej funkcjonalne elementy formularza opisu stanowiska pracy to:
- nazwa stanowiska
- identyfikatory organizacyjne / komórka organizacyjna, kod, podległość służbowa, itp.
- cel stanowiska pracy
- zakres zadań i obowiązków
- zakres odpowiedzialności
- zakres wymaganej wiedzy
- kwalifikacje
- wymagane kompetencje i postawy
- ocena pracownika
- organizacja fizyczna stanowiska pracy
bardzo często w opisach elektronicznych z rozwiniętymi menu i słownikami np. w xls mamy stopniowanie wymagać i może dotyczyć to takich informacji jak
- zakresy odpowiedzialności
- wymagania kwalifikacyjne
- wymagania kompetencyjne
- poziomy specjalizacji
- wielkości zespołów podległych do danego stanowiska
- rola i zakresy reprezentacji zewnętrznej
- wpływ biznesowy stanowiska
- ważność poszczególnych zadań
- częstotliwość zadań
- powiązanie zadań z danymi procesami ( jeśli jest mapowanie procesów)
Typowe błędy popełniane w opisach stanowisk pracy
Opisy stanowisk pracy to narzędzie jak każde inne w ramach zarządzania personalnego. To oznacza dbałość i aktualizację opisów. Opisy wykonane 5-10 lata temu z pewnością są już nie aktualne co do treści i spójności formularza z narzędziami zarządzania personalnego
Najczęściej popełnianymi błędami w zarządzaniu opisami stanowisk pracy są:
- Brak aktualizowania treści opisów
- Brak aktualizowania struktury formularzy opisów
- Brak planu i mapy opisów – w tym mapy kompetencyjnej i kwalifikacji
- Opisywanie czynności, które wykonuje pracownik a nie te które powinien
- Opisywanie nazw stanowisk bez analizy wymaganej treści pracy
- Brak właściwej analizy wymaganych kwalifikacji i kompetencji
- Zbyt ogólne opisy stanowisk
- Posługiwanie się formularzami uniwersalnymi lub zaczerpniętymi s sieci bez ich dostosowania do wymogów i specyfiki danej organizacji
- Formularz – źle zaprojektowany w strukturze do prowadzonej polityki personalnej
POLECANE PROJEKTY DORADCZE
