System ocen okresowych pracowników SOOP – narzędzie zarządzania personalnego mające na celu motywacje, komunikację i wyłanianie osób szczególnie utalentowanych. Obecnie istnieje wiele odmian systemów ocen okresowych – ocena 180  najczęściej stosowana oraz  oceny 360 stopni bardziej zaawansowane pod względem pozyskiwania informacji ich interpretacji w ogólnej ocenie i rozwoju pracownika.

 

Mała historia ocen okresowych w polskich organizacjach

Ocena okresowa powstała już  bardzo dawno temu. Oceniano przydatność i poprawność pracy pracowników. Oceniał szef, właściciel, lider grupy. Oceniano w poszukiwaniu jednostek wyróżniających się do zajęcia stanowiska lidera, kierownika itp.  W cenie zawsze były kwalifikacje, zdolności i wyniki jakie miał parawanik.  Okres powojenny do lat 80 włącznie to niestety w wielu państwowych organizacjach odejście od oceny i wyróżnianie pracowników z innych pozamerytorycznych powodów. Duże przerosty zatrudnienia, niskie kwalifikacji pracowników i bardzo słaba jakość pracy.

SOOP –  jej sformalizowana wersja weszła  do zarządzania personalnego w naszym kraju  stosunkowo niedawno bo w latach 90 tych i stanowiła bardzo rewolucyjne narzędzie gdzie oceniano  pracowników.  Głównym jej celem było  weryfikowania pracowników dobrych, bardzo dobrych i słabych. Często  używano oceny okresowej jako narzędzia weryfikacyjnego w procesach restrukturyzacji zatrudnienia. Narzędzie w wielu środowiskach nie zyskało większej aprobaty i uznania.

Dzisiaj nowoczesne organizacji stosują  rozwiązania okresowych ocen dla celów:

  • Rozwojowych i szkoleniowych
  • Poprawy relacji i komunikacji
  • Dla wyznaczania i rozmowy o celach zawodowych
  • Dla motywacji, zachęcania do działania
  • Wsparcie pracowania

Wiele organizacji nie używa obecnie słowa „ocena” z uwagi na jej mało motywacyjne skojarzenia a wprowadza nazwy typu: system rozmów rozwojowych, system rozmów okresowych, akademia rozwoju, itp.

SOOP

SOOP

 

Postępowanie podczas  procesu  oceny  okresowej pracowników

System ocen okresowych to najczęściej proces realizowany wg  poniższego schematu

  • Ustalenie celów i konsekwencji soop –   cele rozwojowe, komunikacyjne, weryfikacja. A konsekwencje personalne to przykładowo: awanse, podwyżki, procesy szkoleniowe, przemieszczenia pracowników, promocja do  grupy talentów, zwolnienia, itp.
  • Szkolenie kadry kierowniczej w zakresie systemu, jego celów, zasad, i psychologii prowadzenia rozmów z pracownikami
  • Kampania informacyjna dla pracowników – możliwe szklenia, biuletyny informacyjne, rozmowy  informacyjne itp.
  • Organizacja procesu – wyznaczenie terminów, organizacji miejsca, sposobu raportowania, procedur związanych z oceną itp.
  • Przygotowanie pracownika i przełożonego do rozmowy – formularze samooceny
  • Rozmowy z pracownikami – to  bardzo  ważny  element systemu  –  wiele komunikuje, motywuje i wyjaśnia – wymaga odpowiedniego podejścia i nastawiania  przełożonego –  dobrze  wykonana rozmowa od strony  formalnej wcale nie musi być  rozwojowa lub  motywacyjna – na to należy zwracać szczególną uwagę.
  • Raportowani wyników – zależy od systemu i jego celów taki jest system tworzenia i agregowania informacji zarządczych w zakresie HRM. Obecnie wspomagamy się systemami raportowania elektronicznego
  • Analiza wyników przez służby HR plus Menedżerowie
  • Wróżenie ustaleń wynikających z ocen i rozmów

 

Elementy formularza oceny okresowej

Formularze dla ocen okresowych są  bardzo różne co do  ich zawartości i formy.

Obecnie dominują  formularze elektroniczne z algorytmami raportowania, generowania informacji o progresie i wynikach z poprzednich ocen. Są  skorelowane często z systemami MBO i  dają  raporty  i zestawienia okresowe wyników efektywności pracy pracowania. Mamy również szereg  raportów o rozwoju pracownika, szkoleniach, wyróżnieniach, aktywności, absencji itp. To  pomaga często w rozmowie i planowaniu kolejnego okresu pracy.

Elementy formularza, które   najczęściej  dominują to:

  • Informacje kadrowe o pracowniku
  • Informacje organizacyjne dotyczące danej edycji oceny / rozmów
  • Informacje o wyróżnieniach, odbytych kursach szkoleniach
  • Wyniki samooceny w zakresie kompetencji
  • Wyniki samooceny i propozycje w zakresie oceny kwalifikacji
  • Wyniki oceny przełożonego wynikające z rozmowy z pracownikiem
  • Wyniki oceny realizacji zadań – często moduł nazywany MBO
  • Planowane działania rozwojowe / naprawcze / zmiany
  • Planowane działania motywacyjne
  • Planowane decyzje lub sugestie personalne

 

Rozmowa oceniająca

Rozmowa oceniająca / rozwojowa / coachingowa / mentorska  – to zależy  od celów i  sposobu funkcjonowania narzędzia SOOP– rozmowa jest jednym z najważniejszych elementów. Jest  trywializowanie lub wykonywanie proceduralnie jest dużym błędem motywacyjnym

Korzyści jakie daje dobrze  wykonana rozmowa:

  • komunikacja i relacja dwustronna – przełożony – podwładny
  • możliwość pracy z emocjami, widoczne rekcje rozmówcy
  • wyjaśnianie spraw, doprecyzowanie myśli,
  • zadawanie pytań
  • wspólne planowanie rozwoju
  • praca mentorska
  • praca coachingowa

 

Sugerowane punkty  kluczowe rozmowy  z pracownikiem.

  • otwarcie rozmowy
  • wyjaśnienie / przypomnienie celów rozmowy, jej zasad, korzyści
  • poznanie oceny, oczekiwań pracownika
  • przedstawienie oceny przełożonego – wyjaśnienie w sposób motywacyjny
  • wspólne uzgodnienie działań, zmian, warunków motywacyjnych
  • formalizacja – wypełnienie dokumentów
ocena 360

ocena 360

 

Częste błędy podczas rozmów to:

  • brak właściwej atmosfery – szacunek, współpraca, komunikacja
  • brak właściwych warunków do rozmowy – słaba organizacja
  • presja czasu podczas rozmowy
  • dominowanie jednej ze stron – szczególnie przełożonego
  • brak rozmowy – prowadzenie monologu
  • wykonanie rozmowy w formie przesłuchania i notowania odpowiedzi
  • wrak kontroli nad emocjami – zarówno przełożony jak i pracownik
  • nacisk z wypełnienie formularza z barkiem uwagi na rozmówcę / ocenianego
  • brak zainteresowania pracownikiem, brak pozytywnego wzmocnienia i motywacji

 

System oceny 180 i 360 stopni

W ocenie pracowników mamy obecnie  bardzo wiele narzędzi i systemów, które nas prowadzą przez ocenę lub w niej pomagają. Bywają organizację  gdzie ocena jest doskonale prowadzona i daje fantastyczne wyniki choć nie ma formalnych systemów oceniania pracowników. Dwa bardzo  typowe systemy oceny okresowej pracowników to:

Ocena 180  –  (nazwa zwyczajowa) –  w ocenie uczestniczą aktywnie dwie strony – przełożony i pracownik – oceniany. Ocena oczywiście jest wspomagana przez formalne informacje kadrowe, HR-owe. Jest  to najbardziej typowa ocena okresowa

Ocena 360 stopni ( również nazwa zwyczajowa) – to rozszerzona forma oceny 180. W ocenie uczestniczy więcej niż dwoje uczestników. Najczęściej również ocenią:

  • Współpracownicy
  • Inni kierownicy i menedżerowie mający kontakt z pracownikiem
  • Ocena służb personalnych HR
  • Ocena klientów
  • Ocena podwładnych (w przypadku menedżerów i liderów)
  • Ocena między menedżerami – w zakresie współpracy ( dotyczy grupy menedżerskiej)
  • Możliwa ocena zespołów / grup pracowników / komórek organizacyjnych

 

Ewolucja systemów oceny na rzecz rozwoju

Obecnie w nowoczesnych organizacjach – gdzie pracownik jest wartością  –  systemy  oceny okresowej ewoluowany do zaawansowanych motywacyjnie systemów, sposobów współpracy i zarządzania wartościami. Często  pojawiają się następujące formy:

  • Systemy rozmów rozwojowych
  • Systemy Rozwoju Kompetencji
  • Akademie Rozwoju

Oraz wiele innych podobnych gdzie nacisk mamy na rozwój i motywację  a nie na tworzenie rankingu i średnich ocen.

 

 

autor: Sebastian Trzaska

+48 501-528-506
e-mail: sebastian.trzaska(at)anacco.pl

POLECANE PROJEKTY DORADCZE

Wynagrodzenia
WYNAGRODZENIA
Strategia
STRATEGIA
Rozwój
ROZWÓJ
Organizacja
ORGANIZACJA
mbo
MBO
HR Manager
HR MANAGER