System Ocen Okresowych Pracowników

System ocen okresowych pracowników SOOP – narzędzie zarządzania personalnego mające na celu motywacje, komunikację i wyłanianie osób szczególnie utalentowanych. Obecnie istnieje wiele odmian systemów ocen okresowych – ocena 180 najczęściej stosowana oraz oceny 360 stopni bardziej zaawansowane pod względem pozyskiwania informacji ich interpretacji w ogólnej ocenie i rozwoju pracownika.

Mała historia ocen okresowych w polskich organizacjach

Ocena okresowa powstała już bardzo dawno temu. Oceniano przydatność i poprawność pracy pracowników. Oceniał szef, właściciel, lider grupy. Oceniano w poszukiwaniu jednostek wyróżniających się do zajęcia stanowiska lidera, kierownika itp. W cenie zawsze były kwalifikacje, zdolności i wyniki jakie miał parawanik. Okres powojenny do lat 80 włącznie to niestety w wielu państwowych organizacjach odejście od oceny i wyróżnianie pracowników z innych pozamerytorycznych powodów. Duże przerosty zatrudnienia, niskie kwalifikacji pracowników i bardzo słaba jakość pracy.

SOOP – jej sformalizowana wersja weszła do zarządzania personalnego w naszym kraju stosunkowo niedawno bo w latach 90 tych i stanowiła bardzo rewolucyjne narzędzie gdzie oceniano pracowników. Głównym jej celem było weryfikowania pracowników dobrych, bardzo dobrych i słabych. Często używano oceny okresowej jako narzędzia weryfikacyjnego w procesach restrukturyzacji zatrudnienia. Narzędzie w wielu środowiskach nie zyskało większej aprobaty i uznania.

Dzisiaj nowoczesne organizacji stosują rozwiązania okresowych ocen dla celów:

Rozwojowych i szkoleniowych
Poprawy relacji i komunikacji
Dla wyznaczania i rozmowy o celach zawodowych
Dla motywacji, zachęcania do działania
Wsparcie pracowania

Wiele organizacji nie używa obecnie słowa „ocena” z uwagi na jej mało motywacyjne skojarzenia a wprowadza nazwy typu: system rozmów rozwojowych, system rozmów okresowych, akademia rozwoju, itp.

SOOP

Postępowanie podczas procesu oceny okresowej pracowników

System ocen okresowych to najczęściej proces realizowany wg poniższego schematu

Ustalenie celów i konsekwencji soop – cele rozwojowe, komunikacyjne, weryfikacja. A konsekwencje personalne to przykładowo: awanse, podwyżki, procesy szkoleniowe, przemieszczenia pracowników, promocja do grupy talentów, zwolnienia, itp.
Szkolenie kadry kierowniczej w zakresie systemu, jego celów, zasad, i psychologii prowadzenia rozmów z pracownikami
Kampania informacyjna dla pracowników – możliwe szklenia, biuletyny informacyjne, rozmowy informacyjne itp.
Organizacja procesu – wyznaczenie terminów, organizacji miejsca, sposobu raportowania, procedur związanych z oceną itp.
Przygotowanie pracownika i przełożonego do rozmowy – formularze samooceny
Rozmowy z pracownikami – to bardzo ważny element systemu – wiele komunikuje, motywuje i wyjaśnia – wymaga odpowiedniego podejścia i nastawiania przełożonego – dobrze wykonana rozmowa od strony formalnej wcale nie musi być rozwojowa lub motywacyjna – na to należy zwracać szczególną uwagę.
Raportowani wyników – zależy od systemu i jego celów taki jest system tworzenia i agregowania informacji zarządczych w zakresie HRM. Obecnie wspomagamy się systemami raportowania elektronicznego
Analiza wyników przez służby HR plus Menedżerowie
Wróżenie ustaleń wynikających z ocen i rozmów

Elementy formularza oceny okresowej

Formularze dla ocen okresowych są bardzo różne co do ich zawartości i formy.

Obecnie dominują formularze elektroniczne z algorytmami raportowania, generowania informacji o progresie i wynikach z poprzednich ocen. Są skorelowane często z systemami MBO i dają raporty i zestawienia okresowe wyników efektywności pracy pracowania. Mamy również szereg raportów o rozwoju pracownika, szkoleniach, wyróżnieniach, aktywności, absencji itp. To pomaga często w rozmowie i planowaniu kolejnego okresu pracy.

Elementy formularza, które najczęściej dominują to:

Informacje kadrowe o pracowniku
Informacje organizacyjne dotyczące danej edycji oceny / rozmów
Informacje o wyróżnieniach, odbytych kursach szkoleniach
Wyniki samooceny w zakresie kompetencji
Wyniki samooceny i propozycje w zakresie oceny kwalifikacji
Wyniki oceny przełożonego wynikające z rozmowy z pracownikiem
Wyniki oceny realizacji zadań – często moduł nazywany MBO
Planowane działania rozwojowe / naprawcze / zmiany
Planowane działania motywacyjne
Planowane decyzje lub sugestie personalne

Rozmowa oceniająca

Rozmowa oceniająca / rozwojowa / coachingowa / mentorska – to zależy od celów i sposobu funkcjonowania narzędzia SOOP– rozmowa jest jednym z najważniejszych elementów. Jest trywializowanie lub wykonywanie proceduralnie jest dużym błędem motywacyjnym

Korzyści jakie daje dobrze wykonana rozmowa:

komunikacja i relacja dwustronna – przełożony – podwładny
możliwość pracy z emocjami, widoczne rekcje rozmówcy
wyjaśnianie spraw, doprecyzowanie myśli,
zadawanie pytań
wspólne planowanie rozwoju
praca mentorska
praca coachingowa

Sugerowane punkty kluczowe rozmowy z pracownikiem.

otwarcie rozmowy
wyjaśnienie / przypomnienie celów rozmowy, jej zasad, korzyści
poznanie oceny, oczekiwań pracownika
przedstawienie oceny przełożonego – wyjaśnienie w sposób motywacyjny
wspólne uzgodnienie działań, zmian, warunków motywacyjnych
formalizacja – wypełnienie dokumentów

ocena 360

Częste błędy podczas rozmów to:

brak właściwej atmosfery – szacunek, współpraca, komunikacja
brak właściwych warunków do rozmowy – słaba organizacja
presja czasu podczas rozmowy
dominowanie jednej ze stron – szczególnie przełożonego
brak rozmowy – prowadzenie monologu
wykonanie rozmowy w formie przesłuchania i notowania odpowiedzi
wrak kontroli nad emocjami – zarówno przełożony jak i pracownik
nacisk z wypełnienie formularza z barkiem uwagi na rozmówcę / ocenianego
brak zainteresowania pracownikiem, brak pozytywnego wzmocnienia i motywacji

System oceny 180 i 360 stopni

W ocenie pracowników mamy obecnie bardzo wiele narzędzi i systemów, które nas prowadzą przez ocenę lub w niej pomagają. Bywają organizację gdzie ocena jest doskonale prowadzona i daje fantastyczne wyniki choć nie ma formalnych systemów oceniania pracowników. Dwa bardzo typowe systemy oceny okresowej pracowników to:

Ocena 180 – (nazwa zwyczajowa) – w ocenie uczestniczą aktywnie dwie strony – przełożony i pracownik – oceniany. Ocena oczywiście jest wspomagana przez formalne informacje kadrowe, HR-owe. Jest to najbardziej typowa ocena okresowa

Ocena 360 stopni ( również nazwa zwyczajowa) – to rozszerzona forma oceny 180. W ocenie uczestniczy więcej niż dwoje uczestników. Najczęściej również ocenią:

Współpracownicy
Inni kierownicy i menedżerowie mający kontakt z pracownikiem
Ocena służb personalnych HR
Ocena klientów
Ocena podwładnych (w przypadku menedżerów i liderów)
Ocena między menedżerami – w zakresie współpracy ( dotyczy grupy menedżerskiej)
Możliwa ocena zespołów / grup pracowników / komórek organizacyjnych

Ewolucja systemów oceny na rzecz rozwoju

Obecnie w nowoczesnych organizacjach – gdzie pracownik jest wartością – systemy oceny okresowej ewoluowany do zaawansowanych motywacyjnie systemów, sposobów współpracy i zarządzania wartościami. Często pojawiają się następujące formy: